Beskrivning av handlingars offentlighet

Malax kommun ska för genomförande av offentlighetsprincipen upprätthålla och åskådliggöra en beskrivning av de informationslager och ärenderegister som förvaltas av kommunen.

Beskrivningen av handlingars offentlighet är ett sätt för kommunen att förverkliga principen om öppenhet i förvaltningen och bemöta de krav som ställs i lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen (906/2019) och lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999).

Syftet med beskrivningen är att underlätta och vägleda kommunens kunder i olika begäran om information och allmänt beskriva hur informationshanteringen har ordnats i kommunen och vilka informationslager som används och förvaltas av kommunens olika myndigheter.

Beskrivningen upprätthålls och uppdateras kontinuerligt för att säkerställa att uppgifterna i den är aktuella.

Med informationslager avses helheter av datamaterial som används vid skötseln av de uppgifter som tillkommer kommunen eller vid annan kommunal verksamhet. Helheterna behandlas antingen med hjälp av datasystem eller manuellt.

Allmän förvaltning ansvarar för styrning och ledning av förvaltningstjänster, ekonomitjänster, personaltjänster samt övergripande stödtjänster som telefonväxel, kommunikation och översättningsverksamhet. Allmän förvaltning omfattar även följande verksamheter: utveckling av näringslivet, utvecklings- och markanvändningspolitik, ordnande av val, revision, sysselsättnings- och integrationsåtgärder samt kollektivtrafik.

Informationslager: dokument- och ärendehanteringssystem, portal för möteshandlingar, register över förtroendevalda, register över bindningar, befolkningsregister, personregister för förrättande av val, personalförvaltningssystem, rekryteringstjänst, rapporteringskanal för allvarliga överträdelser.

Bildningstjänster ansvarar för småbarnspedagogisk verksamhet, förskola, grundläggande utbildning (årskurserna 1–9), morgon- och eftermiddagsverksamhet för skolbarn och Gymnasiet i Petalax.

Informationslager: dokument- och ärendehanteringssystem, elev-, lärar- och studerandeförvaltningssystem, småbarnspedagogikens system.

Fritids- och kulturtjänster ansvarar för idrottsverksamhet, kulturverksamhet, nykterhetsärenden samt ungdomsverksamhet. Fritids- och kulturtjänster omfattar även främjande av invånarnas hälsa och välfärd, Malax-Korsnäs medborgarinstitut, Malax bibliotek samt bokning av utrymmen.

Informationslager: dokument- och ärendehanteringssystem, bibliotekets låntagarregister, medborgarinstitutets kursadministration, system för bokning av utrymmen.

Tekniska tjänster ansvarar för kommunalteknik, planläggning, fastigheter, byggnadstillsyn, miljövård, IT-tjänster, städ- och kosthållstjänster samt vattentjänstverket.

Informationslager: dokument- och ärendehanteringssystem, system för hantering av bygglov och tillsynsärenden, fastighetsregister, system för kameraövervakning, register över kommunala vägar, miljövårdsmyndighetens program, vattenverkets program.

Datamaterialen finns inte öppet tillgängliga med hjälp av en teknisk gränsyta.

I enlighet med lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999) har alla rätt att ta del av myndigheternas offentliga handlingar. En fritt formulerad informationsbegäran om uppgifter/information skickas till kommunens registratur per e-post eller post. Registraturen skickar begäran vidare till rätt myndighet för behandling.

En begäran om information som gäller Malax kommuns handlingar ska specificeras tillräckligt noggrant så att det framgår vilken eller vilka handlingar som avses och så att en sökning i handlingarna är möjlig. Det lönar sig att alltid att ange handlingens datum eller rubrik om de är kända. Andra möjliga sökkriterier är diarienummer, namn på ett ärende, ett projekt, ett företag, en organisation eller en person samt tidsangivelser.

Om begäran gäller en offentlig handling behöver den inte motiveras och den som begär information behöver inte heller uppge för vilket ändamål informationen ska användas.

När information begärs om sekretessbelagda handlingar, om vilka information endast kan lämnas ut under vissa förutsättningar, ska den som begär den aktuella handlingen uppge informationens användningsändamål och bestyrka sin identitet. Kommunen kan också begära ytterligare information om sådan behövs för att förutsättningarna för utlämnande av information ska kunna utredas.

Information om offentliga handlingar lämnas ut så snart som möjligt, senast inom två veckor från inlämnandet av begäran. Om behandlingen och avgörandet av ärendet kräver särskilda åtgärder eller mer arbete än vanligt, lämnas informationen om en offentlig handling ut eller avgörs ärendet senast inom en månad från inlämnandet av informationsbegäran. Också behandlingstiden för utlämnande av sekretessbelagda handlingar är högst en månad.

Beroende på vilken typ av handling begäran gäller kan kommunen lämna ut de begärda uppgifterna antingen elektroniskt eller på papper. De handlingar som inte kan lämnas ut elektroniskt eller i pappersform kan läsas i Malax kommuns lokaler. En avgift kan tas för pappersutskrifter och/eller förbrukad arbetstid.

Informationsbegäran lämnas in skriftligt till Malax kommuns registratur som skickar den vidare till rätt myndighet för behandling. Registraturen hjälper vid behov med inlämnandet av informationsbegäran.

Malax kommun
Registraturen
Malmgatan 5
66100 Malax

Tfn 040 650 7981

E-post: malax@malax.fi