Asiakirjajulkisuuskuvaus

Maalahden kunnan on julkisuusperiaatteen toteuttamista varten julkaistava ja ylläpidettävä kuvausta kunnan hallinnoimista tietovarannoista ja asiarekistereistä.

Asiakirjajulkisuuskuvaus on yksi tapa toteuttaa hallinnon avoimuusperiaatetta kunnassa ja vastata julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain (906/2019) ja viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) vaatimuksiin.

Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on helpottaa tietopyyntöjen tekemistä ja opastaa kunnan asiakkaita niiden tekemisessä sekä antaa yleiskuvaus siitä, miten kunnan tiedonhallinta on järjestetty ja mitä tietovarantoja kunnan eri viranomaiset käyttävät ja hallinnoivat.

Asiakirjajulkisuuskuvausta ylläpidetään ja päivitetään tietojen ajantasaisuuden takaamiseksi.

Tietovarannolla tarkoitetaan kunnalle kuuluvien tehtävien hoidossa tai muussa toiminnassa käytettävää tietoaineistoja sisältävää kokonaisuutta, jota käsitellään tietojärjestelmien avulla tai manuaalisesti.

Yleishallinto vastaa hallinto-, talous- ja henkilöstöpalvelujen sekä yleisten tukipalvelujen, kuten puhelinvaihteen, viestinnän ja käännöstoiminnan, ohjauksesta ja johtamisesta. Yleishallinnolle kuuluvat myös elinkeinoelämän kehittäminen, kehittämis- ja maankäyttöpolitiikka, vaalien järjestäminen, tilintarkastus, työllistämis- ja kotouttamistoiminta sekä julkinen liikenne.

Tietovarannot: asiakirja- ja asianhallintajärjestelmä, kokousasiakirjaportaali, luottamushenkilörekisteri, sidonnaisuusrekisteri, väestörekisteri, henkilörekisteri vaalien toimittamista varten, henkilöstöhallintojärjestelmä, rekrytointipalvelu, vakavien rikkomusten raportointikanava.

 

Sivistyspalvelujen vastuulle kuuluvat varhaiskasvatus, esiopetus, perusopetus (vuosiluokat 1–9), koululaisten aamu- ja iltapäivätoiminta ja Gymnasiet i Petalax.

Tietovarannot: asiakirja- ja asianhallintajärjestelmä, oppilas-, opettaja- ja opiskelijahallintojärjestelmä, varhaiskasvatuksen järjestelmät.

                                   

Vapaa-aika- ja kulttuuripalvelujen vastuulle kuuluvat urheilu-, kulttuuri- ja nuorisotoiminta sekä raittiusasiat. Vapaa-aika- ja kulttuuripalveluille kuuluvat myös asukkaiden terveyden ja hyvinvoinnin edistäminen, Maalahden-Korsnäsin kansalaisopisto, Maalahden kunnankirjasto sekä tilojen varaaminen.

Tietovarannot: asiakirja- ja asianhallintajärjestelmät, kirjaston lainaajarekisteri, kansalaisopiston kurssihallinto, tilojen varausjärjestelmä.

Teknisten palvelujen vastuulle kuuluvat kunnallistekniikka, kaavoitus, kiinteistöt, rakennusvalvonta, ympäristönsuojelu, IT-palvelut, siivous- ja ruokahuoltopalvelut sekä vesihuoltolaitos.

Tietovarannot: asiakirja- ja asianhallintajärjestelmät, rakennuslupa- ja valvonta-asioiden käsittelyjärjestelmä, kiinteistörekisteri, kameravalvontajärjestelmä, rekisteri kunnan teistä, ympäristönsuojeluviranomaisen ohjelmat, vesihuoltolaitoksen ohjelmat.

Tietoaineistot eivät ole saatavissa avoimesti teknisen rajapinnan avulla.

Jokaisella on viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti oikeus saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta. Vapaasti muotoiltu tietopyyntö toimitetaan kunnan kirjaamoon sähköpostilla tai kirjepostilla. Kirjaamo lähettää pyynnön oikean viranomaisen käsiteltäväksi.

Maalahden kuntaa koskeva tietopyyntö tulee yksilöidä riittävän tarkasti, jotta siitä käy ilmi, mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntö koskee ja jotta asiakirjan löytäminen helpottuu. Asiakirjan päivämäärä tai otsikko kannattaa aina ilmoittaa, jos se on tiedossa. Muita mahdollisia hakuperusteita ovat asian diaarinumero, asian nimi, hanke, yritys, organisaatio tai henkilö sekä ajankohta.

Jos tietopyyntö koskee julkista asiakirjaa, ei tietopyyntöä tarvitse perustella eikä tiedon pyytäjän tarvitse kertoa, mihin tietoa käytetään.

Pyydettäessä tietoa salassa pidettävistä asiakirjoista, joista tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, asiakirjan pyytäjän tulee ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus ja pystyä todentamaan henkilöllisyytensä. Kunta voi pyytää asiakirjan pyytäjältä myös muita lisätietoja, jos niitä tarvitaan tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi.

Tieto julkisesta asiakirjasta annetaan mahdollisimman pian, viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Jos asian käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai tavanomaista suuremman työmäärän, tieto julkisesta asiakirjasta annetaan tai asia ratkaistaan viimeistään kuukauden kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Myös salassa pidettävien asiakirjojen luovuttamisen käsittelyaika on enintään yksi kuukausi.

Asiakirjan tyypistä riippuen kunta voi luovuttaa pyydetyt tiedot joko sähköisinä tai paperisina. Niihin asiakirjoihin, joita ei ole mahdollista luovuttaa sähköisesti eikä paperisina, voi tutustua Maalahden kunnan tiloissa. Paperitulosteista ja/tai käytetystä työajasta voidaan periä maksu.

Tietopyynnöt toimitetaan kirjallisesti Maalahden kunnan kirjaamoon, josta ne lähetetään oikean viranomaisen käsiteltäväksi. Kirjaamo antaa tarvittaessa neuvoja tietopyynnön esittämiseksi.

Maalahden kunta
Kirjaamo
Malminkatu 5
66100 Maalahti

Puh. 040 650 7981

Sähköposti: malax@malax.fi