Yleistä hankinnoista
Kun kunnan täytyy ostaa jotakin, se tehdään tavallisesti hankintamenettelyllä. Hankintamenettelyn aikana toimittajat voivat jättää tarjouksen, ja kunta valitsee tavarat ja palvelut, jotka vastaavat kunnan tarpeisiin parhaaseen mahdolliseen hintaan. Kunta säästää sekä aikaa että rahaa ostamalla oikeaa laatua oikeaan hintaan. Se antaa myös monille toimittajille mahdollisuuden tarjota tavaroitaan ja palveluitaan.
Hankintatoimintaa ohjaava kansallinen lainsäädäntö:
- laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016)
- laki vesi- ja energiahuollon, liikenteen ja postipalvelujen alalla toimivien yksiköiden hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1398/2016).
Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetussa laissa tarkoitetut kynnysarvot alittavissa hankinnoissa sovelletaan kunnan sisäisiä hankintaohjeita. Ohjeet täydentävät lain säännöksiä, asetusta, kunnan johtosääntöjä ja muita päätöksiä, määräyksiä ja ohjeita.
Kynnysarvot ylittävät tarjouspyynnöt julkaistaan Hilmassa, joka on julkisten hankintojen palvelu.
Ensimmäinen ja ehkä tärkein neuvo tarjousten jättämiseen on, että kannattaa seurata, milloin kunta ilmoittaa hankinnoista. Voit seurata ilmoituksia esimerkiksi käymällä verkkosivustollamme säännöllisesti.
Hankintalain mukainen julkinen hankinta toteutetaan kirjallisesti. Kunta ilmoittaa vaatimuksensa ja toiveensa tarjouspyyntöasiakirjoissa, ja toimittaja vastaa niihin tarjouksella. Mahdollisuudet muuttaa asiakirjojen tietoja jälkeenpäin ovat erittäin rajalliset.
Jos haluat jättää tarjouksen kunnalle, noudata seuraavia ohjeita:
- Lue tarjouspyyntöasiakirjat erittäin tarkasti. Koska tarjousta ei voida täydentää jälkeenpäin, on tärkeää, että kaikkiin tarjouspyyntöasiakirjoissa esitettyihin kysymyksiin vastataan selkeästi.
- Liitä tarjoukseen mukaan pyydetyt todistukset ja asiakirjat.
- Huolehdi siitä, että kaikki vaatimukset täyttyvät. Tarjouksia, jotka eivät täytä vaatimuksia, ei voida ottaa mukaan käsittelyyn.
- Tarkista, että tarjous saapuu kunnalle oikeaan aikaan. Myöhään tulleita tarjouksia ei voida ottaa mukaan käsittelyyn.
Tärkeää: Jos tarjouspyyntöasiakirjoissa on epäselvyyksiä tai virheitä, ota pikimmiten yhteyttä kunnan yhteyshenkilöön.
Jos saamme tiedot ajoissa, voimme tehdä selvennykset tai oikaisut niin, että ne tavoittavat kaikki asiakirjoja pyytäneet.
- Hae tarjouspyyntöasiakirjat sivulta Ajankohtaiset hankinnat.
- Käy asiakirjat läpi. Jos jokin on epäselvää, ota yhteyttä hankinnan yhteyshenkilöön hyvissä ajoin. Esitä kysymykset tarjouspyyntöasiakirjojen ohjeiden mukaisesti.
- Tarkista, että pyytämämme tiedot todella sisältyvät tarjoukseesi. Seuraa mielellään tarjouspyyntöasiakirjojen rakennetta ja vältä sellaisten tietojen ilmoittamista, joita emme ole pyytäneet. Yrittäjänä sinun tulee täyttää kaikki tarjouspyyntöasiakirjoissa ilmoitetut vaatimukset. Muutoin tarjouksesi hylätään.
- Käytä valmiita lomakkeita, jos tarjouspyyntöasiakirjoissa on sellaisia.
- Jätä tarjous aina hyvissä ajoin. Emme voi käsitellä myöhässä tulleita tarjouksia. Tarjousta ei ole mahdollista täydentää jälkeenpäin. Siksi on tärkeää, että vastaat kaikkiin kysymyksiin.